Capítulo 5 -Livro Eventos: como criar, estruturar e captar recursos
Para que um produtor consiga realizar a venda um projeto para uma determinada empresa é necessário seguir as seguintes fases:
SUSPESTS:Dentro do universo target exitem empresas e investidores que tem grande potencial para investimento e devem ser procurados.
PROSPECTS:Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.
LEADS: São as empresas e pessoas que se interessaram de alguma forma respondendo a uma primeira procura.
LEADS QUALIFICADOS:Empresas e pessoas com poder de decisão,são os altos escalões das empresas que tomam esse tipo de decisões
OPORTUNIDADES: É a proposta emitida ao decisor do projeto.
VENDAS:A partir do momento que o contrato efetivado deve-se realizar a construção de cenários de cotas de patrocinio e simulação de resultados. Mas também é necessário que o promotor tome algumas precauções como levar em conta os benefícios,simular diversos cenários,averiguar quanto a existência de patrocinadores target e não criar dependências.
Capítulo 6
Planejamento da Venda
Para que a venda de certo projeto de evento seja eficaz e atinja o objetivo é necessário um bom planejamento e para que isso ocorra é preciso que algumas fases sejam incluídas como por exemplo : treinamento e desenvolvimento de um bom plano de ataque.
Treinamento
Tendo a lista de possíveis investidores em mãos a pessoa incubida de realizar a venda de um projeto de eventos vai diretamente para a negociação com os mesmos.
Experiência na aquisição de patrocínio
Ter uma experiência na aquisição de patrocínios ajuda muito, já que esse grupo de pessoas e empresas que geralmente patrocinam eventos já são conhecidos por algumas determinadas pessoas que podem auxiliar nessa negociação.
Estudo do mercado de eventos
Quem estiver realizando a venda do projeto do evento deve ser ciente das peculiaridades do mercado de eventos,para que entre no ramo com maior segurança e informado.
Estudo do Projeto.Qualquer pessoa que vende qualquer coisa que seja necessita conhecer a fundo aquilo que vende e isso não é diferente com a venda de um projeto de evento. A pessoa tendo um conhecimento aprofundado de todos os aspectos do evento esta terá mais sucesso na venda do mesmo.
Elaboração de Material de Apoio
Para auxiliar no processo de venda de um evento o projeto deve estar acompanhado de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente e detalhada afim de convencer a pessoa/empresa requerida. Alguns documentos devem ser apresentados como: impresso redigido em softtware para texto; slides ou outro softtware; uma revista própria e um folheto elaborado.O formato escolhido para o material de apoio é variável , devendo conter: apresentação institucional da empresa; conceito do evento; dados que justificam o evento; público-alvo e perfil dos convidados; formato do evento; cotas de patrocínio, benefícios e valores; dentre outras.
Apresentação Institucional da Empresa Promotora
Deve obter toda a história da empresa, em que deve ser apresentada em poucos parágrafos. A empresa deve mostrar que lea está apta a executar o evento de maneira a atingir os resultados previstos com o mesmo. No caso de empresa nova, devem recorrer a recursos a respeito do motivo da abertura do negócio elaborado.
Conceito do Evento
Este é realizado após a apresentação da empresa e de sua história é realizado o conceito do evento que é delineado quando o projeto é elaborado.Nele deve conter: tema central; missão; objetivo principal do evento; objetivos secundários; e, o público-alvo.
Dados que justificam o Evento
Para mostrar e comprovar a relevância do evento os dados que apoiaram o promotor do evento em algum dos momentos de geração,seleção ou teste de idéias podem ser apresentados.A empresa pode também realizar sua própria pesquisa afim de dar credibilidade à importância do evento.
Público-alvo e Perfil dos Convidados
Deve ser feita uma apresentação do público-alvo rápida, do perfil e das características dos participantes a serem convidados. Quando se trata de eventos corporativos o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados que deve ter: tudo relativo à empresa; tudo a respeito dos profissionais e também no final algumas informações menos importantes.
Formato do Evento
Faz necessário que o patrocinador tenha a impressão que está desde já incluido no evento , para que também haja uma possibilidade de divulgação da marca. Com isso, este formato deve conter os seguintes aspectos: tudo sobre o local; a data; as atividades; palestrantes; e por fim, o programa.
Cotas de Patrocínio, Benefícios e Valores
As cotas desse tipo de patrocínio deve conter os seguintes: benefícios oferecidos; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; condições de pagamento (parcelado, com reserva antecipada), (parcelado à vista, com desconto), (duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento) e, (parcelando, conforme negociação dos prazos); construção de uma proposta única de valor (capacidade de ouvir), (flexibilidade), (criatividade), (estrutura financeira) e, planejamento comercia
Informações importantes
As relações entre participantes e patrocinadores devem estar estabelecidas da seguinte forma : participantes confirmados; patrocinadores confirmados (perfis semelhantes), (empresas concorrentes) e empresas parceira. Contudo, as empresas devem também fazer a divulgação de seus patrocinadores, desde que os mesmos tenham ficado satisfeitos com sua participação, em que serão questionados pelos interessados pelo assunto.
Capítulo 7
Desenvolvimento de um plano de ataque
De posse da lista de empresas selecionadas como target, parte-se para o desenvolvimento de ataque o qual deve ser adequado e personalizado para cada candidato. A primeira fase do desenho do plano de ataque é, portanto, o estudo dos suspects.Estudo do suspect pode ser definido como conhecer o perfil das empresas, como as mesmas procedem com os eventos que patrocinam, as diretrizes do markenting praticado pela empresa e qual orçamento que a mesma destina a eventos.Sabendo estes dados várias coisas podem ser simplicadas e a venda do projeto se torna mais eficaz.
O processo decisório de compra ao se olhar para cada suspect é uma das tarefas mais complexas na venda de um evento e envolve as seguintes perguntas:
- Que papel cada pessoa da empresa desempenha?Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos são: decisor final, influenciador, consultor e executores.
- Qual o fluxo de decisão?Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seu objetivos de marketing.
- Quando eles decidem?A resposta a essa pergunta depende de cada empresa. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores: planejamento e calendário fiscal.
Abordagens Personalizadas
Neste momento o vendedor já tem todas as informações necessárias para iniciar sua ação comercial com seus suspects, de forma personalizada. É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas certas.Quando o vendedor já conhece o profissional, pode ficar mais fácil marcar uma reunião, mas, quando a pessoa não o conhece, e ainda pior, quando não conhece a empresa e seu produto. É preciso montar um plano de entrada efetivo para contato dentro da empresa contendo os seguinte itens: contato-target(nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem( um objetivo diferenciado para cada contato); forma de abordagem( pode ser necessário ou interesssante que para cada contato a forma de contato seja diferenciada, seja por telefone,e-mail,correspondência ou visita pessoal; mensagem que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspects;necessidade de planejamento de uma conversa antes da abordagem considerando todas as respostas e dúvidas. O objetivo final de um primeiro contato dever ser sempre o agendamento de uma reunião pessoal com o decisor.
Campanhas Personalizadas:O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target é intitulado de "campanha". Estes recursos, seus métodos e técnicas para utilizá-los são os seguintes:
- E-mail de apresentação: dever ser elaborado com o seguinte formato: assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.Este é anterior ao contato telefônico inicial sendo uma introdução à abordagem
- Envio de material: Outra forma de aproximação é o envio, pelo correio, de material informativo sobre o evento e a empresa promotora. O matéria pode conter apresentação em powerpoint impressa, um documento em word com sumário do evento, ou ainda, a proposta comercial completa.- Evento de lançamento: A empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto: um café da manha em um hotel próximo ou na própria sede da empresa, aproveitando pra mostrar suas instalações.
- Telegrama: É uma forma cara, limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha da mídia: Se a empresa promotora do evento tem verba disponível para divulgação com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto, pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: Além do e-mail de apresentação, o vendedor pode recorrer a esse mesmo recurso para dar seqüência às negociações. Cada e-mail pode ter um objetivo diferente, mas sempre com uma lógica seqüencial e informações realmente relevantes para a empresa.
Vale lembrar que é necessário que a equipe programe o envio de e-mail e de matérias pelo correio para que estes cheguem no início da semana, para que não corra o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mail ou em debaixo de outras dezenas de documentos em sua mesa. O mesmo acontece também no caso de contato telefônico que devem ser realizados no inicio ou final do expediente, por serem horários menos turbulentos. É importante que todos os recursos requeridos sejam levados em consideração, já que a campanha deve ser apoiada em um conjunto de ações com um cronograma pré-estabelecido. O planejando das ações de acordo com cada resposta dos contatos-target e contando com campanhas eficientes para cada situação de forma rápida os contatos ficarão impressionados com a eficiência da equipe e isso já é um ponto a favor da compra do projeto do evento.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 7. p. 139-160.
